Working Groups - FAQ

Cum se stabileste un grup de lucru?

Portofoliul Subcomitetului de Productie, in acord cu Comitetul Executiv, desemneaza echipe de experti pentru accelerarea activitatii EHEDG. Formarea ( si desfiintarea mai tarziu) a unui grup de lucru necesita aprobarea prin votul majoritar al Portofoliului subcomitetului de productie.     

Care sunt responsabilitatile unui grup de lucru ?

Atribuite de Portofoliul Subcomitetului de Productie, grupul de lucru este responsabil pentru:

  • Dezvoltarea si intretinerea oricarei intructiuni  EHEDG stabilite, procedura de certificare, sau pachet de instruire pe baza datelor tinta si a  perioadelor planificare indicate
  • Raspunderea la intrebari sau cereri referitoare la documentele aflata in sfera de activitate a acestora
  • Explicarea cu privire la standardele internatinale pentru armonizarea promovarii
  • Informarea Portofoliului Subcomitetului de Productie a activitatilor si progreselor inregistrate in documente in curs de elaborare si revizuire
  • Recomandarea catre Portofoliul Subcomitetului de Productie de necesitatea  de noi documente sau revizuirii documentelor existente.
Cum este definit scopul grupului de lucru ?

Scopul si sarcinile grupului de lucru se aproba in momentul in care se formeaza si modificarile ulterioare ale domeniului de aplicare sau  sarcinile se aproba de catre Subcomitetului Portofoliului  de Productie.  Conducerea Grupului de Lucru ar trebui sa aibă o idee clara daca Grupul de Lucru este responsabil pentru dezvoltarea unui continut definitiv pentru una sau mai multe instructiuni EHEDG, servicii de certificare sau materiale de instructie, dar si pentru a raspunde viziunilor si obiectiilor in acest sens 

Cine numeste presedintele si co-presedintele grupului de lucru?

Subcomitetul portofoliului de productie trebuie sa deseneze un presedinte si un co-presedinte din membrii grupului de lucru. Aceste pozitii sunt considerate ca fiind permanente, in scopul de a mentine continuitatea; cu toate aceste, nu exista nici un termen fix pentru oricare din aceste pozitii. O cerere catre Subcomitetul Portofoliului de Productie de la  un presedinte sau co-presedinte va fi trimisa de la secretariat atunci cand s-a retras cineva din pozitie sau s-a primit o cerere pentru o schimcare de la cel putin trei (3) membrii ai grupului de lucru.

Care sunt sarcinile presedintelui grupului de lucru?

Presedintele grupului de lucru este responsabil pentru:

  • Pregatirea agendei si planificarea intalnirilor necesare pentru a duce la bun sfarsit functia grupului de lucru
  • Ghidarea formularii si dezvoltarii documentelor atribuite grupului de lucru
  • Proiectarea si trimiterea catre trezorierul EHEDG prin Secretariat si prin Subcomitetul portofoliului de praductie, unui buget anual, ce include rambursarile, dar nu mai tarziu de 30  Noiembrie pentru anul ce urmeaza
  • Consultarea cu secretariatul, pregatirea documentelor in faza de proiect ale grupului de lucru pentru desfasurarea procesului de votare
  • Mentinerea inregistrarilor administrative specifice referitoare la actiunile grupului de lucru.
  • Participarea regulata la intalnirile grupului de lucru si altor intalniri/activitati EHEDG este necesara pentru desfasurarea activitatii grupului de lucru
  • Revizuirea si propunerea explicatiilor si a buletinelor de vot negative, referitoare la documentele grupului de lucru.
  • Actioneaza ca o legatura si ca un consilier tehnic pentru subcomitetul portofoliului de productie atunci cand este nevoie de interpretarea unor criterii ale documentelor.
  • Selectarea si mentinerea componentei grupurilor de lucru cu membrii activi care reprezinta si echilibreaza preocuparile partilor interesate.
  • Redactarea unui rezumat anual al activitatilor grupului de lucru pentru presedintele Subcomitetului Portofoliului de Productie. Rezumatul trebuie sa fie livrat pana la 30 ianuarie a anului urmator.
Cum sunt numiti membrii grupului de lucru?

Un grup de lucru, odata format, este considerat ca fiind un comitet permanent. Calitatea de membru poate fluctua pe masura ce membri se alăture sau se inlocuiesc. Presedintele grupului de lucru face nolinalizari din membrii EHEDG pentru numiri si concedieri in cadrul grupului de lucru cu acordul Subcomitetul Portofoliului de Productie. In plus, fata de apartenenta la un grup de interese, Subcomitetul Portofoliului de Productie poate aplica criterii specifice in desemnarea membrilor unui grup de lucru, cum ar fi daca un candidat este bine informat asupra unui echipament specific, sisteme sau materiale, care fac obiectul documentelor EHEDG atribuite grupului de lucru.

Cum pot aplica pentru membru in grupul de lucru activ?

Toti expertii care apartin EHEDG sunt bine-veniti sa trimita catre Secretariat o cerere pentru statutul de membru activ al grupului de lucru, prin evidentierea educatiei pe care au primit-o, expertiza profesionala si motivatia. Orice noua cerere de experti va fi supusa aprobarii de catre presedintele grupului de lucru. Dupa acceptare, expertul va avea acces la toate documentele grupului de lucru si respectivelor foldere ale site-ului intern ale grupului de lucru.

Există o limitare a membrilor grupului de lucru și care sunt drepturile lor de vot?

Numarul de membri ai unui grup de lucru specificat nu este limitat, iar fiecare membru este considerat ca un membru cu drept de vot. Trebuie sa existe un singur membru cu drept de vot per entitate (adica, societate sau societate divizata, agentie europeana sau de stat, sau universitate) pe un grup de lucru, cu exceptia cazului in care existat diviziuni separate si diviziunile productiei.

Care sunt sarcinile si responsabilitatile membrilor grupului de lucru?
  • Sa participe in mod regulat la intalnirile grupului de lucru
  • Sa participe activ la activitatile de rutina ale grupului de lucru, cum ar fi solicitarea de explicatii si cautarea de reconciliere punctelor de vedere a oricarui document
  • Sa raspunda la toata corespondenta si la buletinele de vot pana la data limita.

 

Un membru al grupului de lucru poate fi eliminat din grupul de lucru pentru :

  • Doua absente nemotivate succesive de la intalnirile grupului de lucru,
  • Imposibilitatea de a raspunde la doua buletine de vot consecutive, sau
  • Lipsa de raspuns la corespondenta din partea presedintelui grupului de lucru
Cum poti aplica pentru membru corespondent al grupului de lucru?

Oricine este interesat sa participe la activitatile oricarui grup de lucru ii va fi, cel putin, atibuita calitatea de membru corespondent. Membrii corespondenti sunt invitati sa participe la toate activitatile grupului de lucru si sunt incurajati sa dea explicatii cu privire la toate documentele. Membrii corespondenti nu trebuie sa voteze, dar grupul de lucru trebuie sa ia in considerare comentariile lor.